書類整理の考え方(概要)

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1 はじめに

このサイトは書類の整理整頓について著者の考え方をまとめたものです。書類の整理は難しいと言われていますが、コツさえつかめば意外と簡単だと思いますので、参考にしていただければ幸いです。

2 書類の基礎

2−1 書類と文書

文字の使い方 用語の用い方 

書類は文章が紙などに記載されたものです。

文章は文字が綴られてできています。

文字の使い方

書類を作成する文字には手書き文字と電子の文字があります。

手書き文字は相手に分かるように丁寧に書くことが書類作成のポイントです。

電子の文字は半角や全角がありますので、全角で統一して書くようにすることがポイントです。

用語の使い方

文書を書く用語は、1内容1用語にすることが書類作成のポイントです。

同じ内容をカタカナで表現したり、ローマ字で表現したりすることが出来ますが同じ書類の中ではどちらかに統一するのがポイントです。


2−2 文書の作り方

1文書に1内容、文書は4W(いつ、なにを、誰が、誰に)

文書を作成する場合、1つの文書には1つの内容にして、4W(いつ、なにを、誰が、誰に)を記載することがポイントです。

いつ(When)を記載する場合、西暦を用いるのか、年号を用いるのかを決めて、同じ書類では、同じ表現にします。

なにを(What)記載するかでは、主題を明確にして、目的、内容を箇条書きにしてみると分かりやすい表現ができます。

だれがとだれに(Who)では、苗字と名前を全て記載し、間に空白1つ入れるなど記載方法を統一します。会社の場合は、株式会社も全て正式な名称で記載するように統一するのが良いでしょう。


3 書類の構成

3−1 書類の性格 メモ、連絡、相手との記録

書類には次のような性格があります。自分のために記録するメモ、相手に内容を伝える連絡、相手との折衝などしたときの記録です。また、契約書やお金のように書類に価値があるものもあります。

書類整理には、書類の性格を見極めることが大切です。

3−2 書類の媒体 紙、電子、その他の媒体

文書は紙やフロッピーディスクなど媒体に記録されます。

記録媒体には紙が多く用いられています。紙以外には、ハードディスク、フロッピーディスク、CD、DVDなど電子記録媒体があります。最近はICメモリーも使われています。

昔は木片や布も用いられていました。

紙に記録する場合、手書きとワープロなど機械印字があります。また、片面と両面使用の違いがあります。

電子記録媒体はフロッピーが少なくなり、CDやDVDが増えています。長期に使うことを考えると、どの媒体にするか見極めることが重要ですが、技術革新が激しくなかなか難しい選択です。最新のものより、少し様子を見て、普及したものを採用するのがポイントです。

書類整理では、全ての媒体を対象にすることがポイントですが、見た目の整理整頓を優先すると紙をまず整理対象として、次に電子記録媒体の整理を考えるのが順当です。


4 書類の収納

書類は単独で使われることもありますが、多くの場合ファイルに収納して使います。書類整理はファイルの整理とも言えます。

書類整理には、ファイルの仕方がポイントになります。

ファイルには下のように綴じて収納するものと、はさんで収納するものとがあります。


はさむファイル

封筒、袋、フォルダー、クリヤーファイル

綴じるファイル

 バインダー、フラットファイル、ヒモ綴じ

書類整理にはファイルを統一することがポイントです。ファイル方法には書類整理の視点から見て、次のような長所と短所があります。

長所

はさむファイル
 

書類整理しやすい 捨てやすい 内容で分冊しやすい 収納しやすい

綴じるファイル
 

取って置きやすい しっかりファイルできる 見出しが大きい

短所

はさむファイル 

順序が狂いやすい 見出しが小さい

綴じるファイル 

書類整理しにくい 捨てにくい 分冊しにくい

ファイルの選択

書類整理に使う主なファイルはフォルダー、バインダー、フラットファイル、クリヤーファイルです。この他に個人ではドキュメントファイルやスクラップブック、ノートなども使われています。封筒を使っている人もいます。

ファイル選択で第一のポイントは、形をそろえることです。書類の大きさが色々あっても、ファイルの形をそろえることで整理整頓がうまくできます。第二のポイントは1つの内容のファイルが1年で一杯になる程度の厚さのファイルを選択することです。この点では、書類量に合わせて厚さを調整できるフォルダーやファイルの背幅が伸びるファイルが適しています。


5 書類収納のコツ

書類収納のコツ 1 探しやすく収納する

書類を探しやすく収納するのには、書類の大きさをそろえることがポイントです。

平成の今、書類の大きさはA4サイズ(たて297mm よこ210mm)に統一されています。書類はたて方向に使い、文章は左から横書きにします。

書類をファイルする時は、表を上にして、左上をそろえて収納します。

書類の大きさはA4サイズに統一されたとは言え、全部同じサイズにはなっていません。A5サイズや小さな伝票のようにA4サイズより小さい書類もあります。また、わら半紙(B4サイズ)やA3サイズのようにA4サイズより大きな書類もあります。大小の書類もファイルへ収納する場合は、大きさを合わせる位置をそろえることがポイントです。

小さな書類をそろえるには、A4サイズの紙に小さな書類を貼ってそろえる方法と、小さな書類のまま左上をそろえて収納する方法とがあります。

小さな書類でサイズの同じものが大量にある場合は、A4サイズではなく、大量にあるサイズに合わせてファイルします。

大きな書類は、折ってA4サイズに合わせて、収納します。

大きなサイズの書類も、大量にある場合は、大きなサイズのファイルに収納します。

主な書類の大きさ

A4サイズ(たて297mm よこ210mm)

A5サイズ(たて210mm よこ148mm)A4サイズの半分

A3サイズ(たて420mm よこ 297mm)A4サイズの倍

B4サイズ(たて364mm よこ 257mm)

書類収納のコツ 2 ファイルタイトルは具体的に記載する


書類を探しやすくするためのコツはファイルを探しやすく作ることです。

ファイルにはファイル名を具体的に記入します。

ファイルは事務室に常用するファイルと年度ごとに作成するファイルを別々に作成します。

常用ファイルは常用と表示します。

ファイルの作成時期とファイルを取っておく期間(保存年限)も表示します。

書類収納のコツ 3 捨てやすく収納する


書類を探しやすくするためのコツは書類を捨てやすく作ることです。

これはファイルを捨てやすく作るのと同じです。

ファイル1冊を捨てやすく作るためには、次のポイントを押さえて作成します。

内容が同じものをファイルする。

取っておく期間が同じものをファイルする。

一定期間で分冊する。


6 書類整理の基礎

書類整理の目的は必要な書類をすばやく探すことです。

書類整理には3つのコツがあります。


第一のコツ 一ヶ所に集める

ファイルを探しやすく整理するコツは集めることです。同じ内容のファイルが、分散していると探しにくくなると同時に、戻しにくくなります。同じ内容のファイルが、1ヶ所にあれば、探す時間は短時間ですみます。

会社など大きな組織の場合は、課や部ごとに集めます。(集中管理)

LANなどネットワークの場合は、サーバーに集中管理します。


第二のコツ 必要なものだけ残し、使用頻度で置き場所を変える

ファイル単位で不要なファイルを廃棄して、必要なものだけ残します。

残すファイルは今使っているもの(当年度ファイル)、前年度のもの、前々年度以前のものを別々に置きます。

当年度と前年度のものは事務所に置きます。

前々年度以前のファイルは書庫に置きます。

これは良く見るファイルは事務室、あまり見ないファイルは書庫と考えていただいても良いと思います。良く見るとは月1回程度、あまり見ないとは年1回程度が目安です。

不要なファイルの見分け方

不要なファイルの見分け方ですが、ファイルを取っておく期間(「保存年限」と呼びます)を過ぎたファイルは廃棄します。

保存年限が決まっていないメモや連絡文書の場合は、用件が済んだら廃棄して、ファイルにいつまでも残さないことがポイントです。

いつか使うだろうと取っておいた文書の場合は、1年をめどに、過去見たことがなければ廃棄検討します。

ここで、再び廃棄できない場合は、前年度分を取っておきます。前々年度以前分は廃棄検討します。

保存の考え方

前々年度以前分で、廃棄できない場合は、3年保存、5年保存、永久保存で取って置く期間を検討します。

3年保存や5年保存は、後で役に立つ書類です。全体の量が少ない場合は、5年保存でまとめてとって置くのも1つの方法です。

企業では、この他7年保存(税関係証拠文書)、10年保存(商法総勘定元帳など)が必要です。

永久保存は、個人の場合、卒業証書や記念写真のようなメモリアルとなる書類です。会社などの場合は、社史の資料などです。

保存は「書庫」に置きます。

個人の場合は、書架を区分して、書庫スペースを確保しても良いでしょう。

会社など組織では「書庫」が不可欠です。事務室で持っている量の倍のスペースが目安です。

第三のコツ 定期的に見直す

書類整理の第三のコツは「定期的に見直す」ことです。

最も一般的な方法は、一年に一度、年度末に見直すことです。

見直す方法は、保存年限が過ぎた古い書類を廃棄し、前年度の書類を書庫に移動し、今まで使っていた書類を前年度の場所に移動します。

こうすることによって、常に必要な書類だけにします。

7 ファイルの収納什器

ファイルを収納する什器には棚式と引き出し式があります。
バインダーやフラットファイルなど自立するファイルは棚に収納します。
フォルダーやクリヤーファイルなど自立しないファイルは引き出しに収納します。フォルダーやクリヤーファイルを棚で収納する場合はボックスを用います。

複数のファイルを収納する場合、左から右、あるいは、前から後ろに並べます。

収納は当年度と前年度とで区分して収納します。


8 事務室での探しやすいファイルの並べ方

事務室の書類整理のコツは内容が同じものを集めて、当年度と前年度に分けて置くことでした。書類を探しやすくするためには、ファイルを探しやすく並べることがポイントになります。使った順に手前に置く方法や業務分類に合わせて並べる方法など色々な並べ方があります。

ファイルの量が全部で10冊前後と少ない場合は、まとめておけば充分です。

ファイルの量が多い場合は、内容別に分類します。似ているファイルをいっしょにし、グループでまとめて置きます。1グループ10冊前後のファイルになるようにしてまとめます。

仕事がしやすいように、グループを並べる順番を決めます。

グループごとに区別しやすいように、ファイルに色を決めて表示すると、探しやすく、戻しやすい分類になります。

家庭でも、レシピのグループ、買い物のグループ、子供のグループなどでファイルを色で区分すると分かりやすくなります。


9 書庫の書類整理

保存した書類は、見る頻度の低いものですが、それだけに探しやすく整理することが必要です。それと同時に、年1回の見直しの時には捨てやすくすることもポイントです。

捨てやすく、探しやすくするためには、ファイルをまとめて廃棄できるように、廃棄年月別にまとめて保存することです。まとめて保存するのには「保存箱」を用います。

保存箱は、同じ大きさの保存箱でそろえることが、効率よく廃棄し、検索するのに有効です。

保存書庫は棚で管理します。保存棚は部署別に割り振るのでなく、主管部署が一括で管理します。

保存箱を積み上げると、書類を探すために取り出した保存箱を元に戻せなくなり、うまく管理できません。書庫の棚は必需品です。棚には、棚番号をつけ、棚に表示します。

保存箱のファイルは、保存箱の目録を作成し、目録に棚番号を記載して事務室に置きます。書庫の文書を探す時は、この目録から棚番号を見て、必要なファイルを探します。

企業のような組織では、保存箱としてA4サイズとB4サイズの両方に共用の保存箱を使います。(A4、B4共用保存箱 33×40×32立方cm)

個人の場合は、A4サイズ専用で半分程度の大きさの保存箱を使うと良いでしょう。個人で保存量が少ない場合は、箱を用いないで仕切りで区分しても良いでしょう。


10 文書の廃棄

文書の整理整頓は適切に廃棄して完了します。

廃棄は、リサイクル、セキュリティも考えて行います。

廃棄はファイルから書類を取り出し、書類だけを廃棄します。

ファイルは再利用します。

フロッピーやCDは記録を消去して再利用できる場合は、再利用します。

再利用できない電子記録媒体は、物理的に破壊して廃棄処理します。

新聞や雑誌はリサイクルします。これらは公になった内容ですのでセキュリティの配慮は不要です。

光熱費や通信費の領収書、内容明細は、個人情報も記載されているのでセキュリティを考えて、シュレッダーなどで内容が読み取られないように分断して廃棄します。

個人の場合で量が少ない場合は、住所、氏名などの部分を手で裁断して、廃棄の袋を分けるようにすると少しは安心して廃棄できます。

企業などの場合は、産業廃棄物として廃棄処理業者にセキュリティ処理を確認して委託処理します。個人情報のファイルは、廃棄処理した記録を一定期間残します。官公庁でも、情報公開や個人情報保護対策のため廃棄記録を残す履歴管理が必要です。

終わり

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